Jangan Campuradukkan Pelaporan ke KBRI, Legalisasi Dokumen dan Penyetaraan Ijazah di Indonesia

JAKARTA – WartaGlobal.Id

Pertanyaan mengenai apakah setiap warga negara Indonesia yang menyelesaikan pendidikan tinggi di luar negeri wajib mendaftarkan ijazahnya ke Kedutaan Besar Republik Indonesia (KBRI) perlu dijawab secara hati-hati.

Tidak terdapat ketentuan umum yang secara otomatis mewajibkan setiap lulusan perguruan tinggi luar negeri untuk menyerahkan atau mendaftarkan ijazahnya ke KBRI. Kebutuhan administrasi sangat bergantung pada tujuan penggunaan dokumen, negara tempat pendidikan ditempuh, serta persyaratan institusi atau lembaga di Indonesia yang menerima ijazah tersebut.

Hal yang lebih penting, masyarakat perlu membedakan tiga proses yang sering dianggap sama, yakni pelaporan atau layanan kekonsuleran di Perwakilan RI, legalisasi dokumen, dan penyetaraan ijazah.

1. Penyetaraan Bukan Berarti Ijazah Harus "Didaftarkan" ke KBRI

Kementerian Pendidikan Tinggi, Sains, dan Teknologi (Kemdiktisaintek) menyediakan mekanisme Penyetaraan Ijazah Luar Negeri (PILN) untuk menilai kesetaraan kualifikasi pendidikan luar negeri dengan sistem pendidikan Indonesia.

Dalam sistem tersebut, aspek yang diperhatikan bukan sekadar keberadaan selembar ijazah. Sistem akademik, jumlah kredit, masa studi, kurikulum, tugas akhir, hingga karakteristik pendidikan di negara asal dapat menjadi bagian dari evaluasi.

Artinya, penyetaraan merupakan proses akademik-administratif, bukan proses penerbitan ulang ijazah oleh pemerintah Indonesia.

Mahkamah Konstitusi dalam keterangan persidangan pada 2 Oktober 2026 juga mengutip penjelasan Kemendikdasmen bahwa penyetaraan pendidikan luar negeri bukan proses menerbitkan ijazah atau menyatakan seseorang lulus dari lembaga pendidikan Indonesia. Dokumen pendidikan asli tetap diterbitkan oleh institusi pendidikan luar negeri.

2. Permendikbudristek 50/2024 Menjadi Rujukan Penting

Regulasi yang perlu diperhatikan adalah Permendikbudristek Nomor 50 Tahun 2024 tentang Ijazah, Sertifikat Kompetensi, dan Sertifikat Profesi Jenjang Pendidikan Tinggi.

Peraturan tersebut berlaku sejak 4 Oktober 2024 dan mencabut Permendikbudristek Nomor 6 Tahun 2022.

Dalam Pasal 23, ijazah atau dokumen hasil belajar yang diperoleh dari sistem pendidikan tinggi luar negeri dapat digunakan untuk melanjutkan pendidikan pada perguruan tinggi dengan sistem pendidikan nasional melalui mekanisme penyetaraan.

Yang menarik, mekanisme tersebut tidak serta-merta menempatkan KBRI sebagai lembaga yang menerbitkan atau menyetarakan ijazah.

Dengan kata lain, KBRI bukan "kampus kedua" yang menentukan seseorang lulus atau tidak dari universitas luar negeri.

3. Lalu Apa Fungsi KBRI?

Perwakilan RI di luar negeri mempunyai fungsi diplomatik dan kekonsuleran. Dalam konteks dokumen, layanan Perwakilan RI dapat berkaitan dengan kebutuhan administrasi dan legalisasi sesuai ketentuan yang berlaku.

Kementerian Luar Negeri menjelaskan bahwa legalisasi dokumen pada prinsipnya merupakan pengesahan terhadap tanda tangan, bukan pengesahan terhadap kebenaran substansi atau isi dokumen.

Karena itu, istilah "legalisasi ijazah" tidak boleh otomatis diterjemahkan menjadi "wajib mendaftarkan ijazah ke KBRI".

Keduanya memiliki makna administratif yang berbeda.

Permenlu Nomor 14 Tahun 2022 juga mengatur tata cara legalisasi dokumen pada Kementerian Luar Negeri dan Perwakilan RI. Regulasi tersebut masih berstatus berlaku.

4. Tiga Proses yang Sering Tertukar

Secara sederhana dapat digambarkan sebagai berikut:

Proses	Tujuan utama	Lembaga terkait
Pelaporan/layanan administratif di Perwakilan RI	Keperluan administrasi/kekonsuleran tertentu	KBRI/KJRI sesuai kewenangan
Legalisasi dokumen	Pengesahan aspek formal/tanda tangan sesuai prosedur	Otoritas terkait, termasuk Kemlu/Perwakilan RI
Penyetaraan ijazah	Menentukan kesetaraan jenjang/kualifikasi dengan sistem pendidikan Indonesia	Kementerian/perguruan tinggi sesuai mekanisme yang berlaku

Karena itu, mahasiswa atau lulusan Indonesia yang memperoleh pendidikan di luar negeri tidak seharusnya langsung menyimpulkan bahwa seluruh ijazah wajib diserahkan ke KBRI hanya karena diterbitkan oleh universitas asing.

Analisis: Jangan Membuat Administrasi Menjadi Mitos

Persoalan sebenarnya bukan sekadar "wajib atau tidak".

Pertanyaan yang lebih tepat adalah:

Ijazah tersebut akan digunakan untuk apa?

Untuk melanjutkan pendidikan?

Untuk melamar pekerjaan?

Untuk mengikuti seleksi ASN?

Untuk keperluan profesi tertentu?

Untuk pengakuan administratif?

Atau hanya sebagai bukti akademik pribadi?

Setiap kebutuhan dapat memiliki persyaratan berbeda.

Di sinilah masyarakat sering terjebak dalam administrative misconception: sebuah prosedur yang sebenarnya bersifat kondisional dipahami sebagai kewajiban universal.

Padahal, dalam administrasi negara, kewajiban harus memiliki dasar hukum atau dasar persyaratan yang jelas.

Tidak cukup hanya dengan kalimat, "Katanya harus lapor ke KBRI."

Narasi "Wajib Lapor" Harus Diuji dengan Tiga Pertanyaan

Pertama, apa dasar hukumnya?

Kedua, siapa yang diwajibkan?

Ketiga, untuk kepentingan apa dokumen tersebut diwajibkan?

Jika tiga pertanyaan tersebut tidak dapat dijawab secara jelas, maka masyarakat perlu berhati-hati agar tidak mencampurkan kewajiban hukum dengan prosedur pelayanan administratif tertentu.

Kemdiktisaintek sendiri menyediakan layanan resmi penyetaraan ijazah luar negeri secara daring. Mekanismenya mengevaluasi dokumen akademik dan karakteristik pendidikan yang ditempuh di luar negeri.

Kesimpulan

Lulusan perguruan tinggi luar negeri tidak otomatis wajib mendaftarkan ijazahnya ke KBRI hanya karena memperoleh pendidikan di luar negeri.

Namun, dalam kondisi tertentu, legalisasi, verifikasi, pelaporan administratif, atau penyetaraan dapat diperlukan apabila dipersyaratkan oleh lembaga pengguna, tujuan administrasi, atau ketentuan yang berlaku.

Maka, jangan menyamakan:

KBRI ≠ lembaga penyetara ijazah.

Legalisasi ≠ penyetaraan.

Penyetaraan ≠ penerbitan ijazah baru.

Yang dibutuhkan masyarakat bukan birokrasi yang diperumit oleh istilah, melainkan kepastian: prosedurnya apa, dasar hukumnya apa, siapa yang wajib, dan untuk kepentingan apa.

WartaGlobal Soroti!

Data, regulasi dan fakta harus ditempatkan di depan asumsi. Sebab ijazah adalah bukti akademik, sedangkan kewajiban administratif harus memiliki dasar yang dapat diuji.